En arrière-plan, le secrétariat prépare les séances et les conférences, remplit toutes les tâches administratives y relatives et constitue l’élément central du secrétariat général de la CDAS. Le secrétariat veille avant tout à ce que les informations importantes soient transmises rapidement, tant au sein de l’équipe qu’en contact avec les secrétariats des directrices et directeurs cantonaux des affaires sociales et les nombreux participants aux séances issus des cantons, des administrations fédérales, des associations et des ONG. Avec le service de traduction, le secrétariat constitue le back-office du secrétariat général et garantit le bon fonctionnement administratif.

Points de convergence

Les collaboratrices du secrétariat sont polyvalentes. Comme dans toute entreprise, les tâches telles que la gestion du personnel et les points de convergence avec la comptabilité sont des éléments importants devant fonctionner sans faille au sein du SG CDAS. Des bureaux de conseil externes accompagnent de nombreux projets des responsables de domaine, auxquels la Confédération participe financièrement. Le secrétariat se charge alors de la facturation dans les délais. Pour l’organisation des séances, les collaboratrices du secrétariat sont en contact avec l’équipe d’accueil de la Maison des cantons (MdC), qui gère les salles de séance internes. Pour toutes les questions informatiques, elles peuvent s’adresser au service informatique compétent au sein de la Maison des cantons ou au bureau informatique qui a créé le site Web de la CDAS.

Digitalisation

Ces dernières années, le travail du secrétariat a été confronté à de profonds changements en raison de la numérisation. Le classement se fait désormais dans un système de gestion des affaires (OneGovGEVER), les séances peuvent avoir lieu en ligne avec un outil de réunion (Zoom ou MS-Teams). En outre, le site Web de la CDAS a été mis à jour et doté de nouvelles bases de données et de pages sécurisées par mot de passe. Les communiqués de presse et autres documents importants y sont publiés en temps réel et mis à la disposition du public. L’introduction du système de gestion des affaires permet au secrétariat général d’optimiser les processus internes ainsi que le classement et l’archivage des documents.