Das Sekretariat als Dreh- und Angelpunkt

Das Sekretariat, bestehend aus zwei Teilzeitmitarbeiterinnen, erledigt alle administrativen Aufgaben des Generalsekretariates SODK. Einerseits assistieren sie den Fachbereichsleitenden, andererseits sind sie für Sachbearbeitungsaufgaben zuständig. Das Sekretariat ist der Dreh- und Angelpunkt des Teams und sorgt dafür, dass für Sitzungen und Tagungen alles fristgerecht vorbereitet ist.

Regula Marti Sachbearbeiterin

Das Sekretariat ist bei der Vorbereitung von Sitzungen und Tagungen sowie mit allen Sekretariatsaufgaben im Hintergrund der Dreh- und Angelpunkt des Generalsekretariates SODK. Es ist vor allem dafür besorgt, dass wichtige Informationen rasch weitergeleitet werden, sowohl innerhalb des Teams als auch im Kontakt mit den Sekretariaten der kantonalen Sozialdirektorinnen und -direktoren und den zahlreichen Sitzungsteilnehmenden aus den Kantonen, den Bundesverwaltungen, Verbänden und NGO’s. Zusammen mit dem Sprachendienst bildet das Sekretariat das Backoffice des Generalsekretariats und sorgt dafür, dass der administrative Teil der Geschäfte rund läuft.

Schnittstellen

Die Mitarbeiterinnen im Sekretariat sind Allrounderinnen. Wie in jedem Betrieb sind auch beim GS SODK Aufgaben wie die Personaladministration und die Schnittstelle zur Buchhaltung wichtige Elemente, welche nahtlos funktionieren müssen. Viele Projekte der Fachbereichsleitenden werden von externen Beratungsbüros begleitet. Der Bund beteiligt sich an einigen dieser Projekte finanziell. Das Sekretariat ist hier für die fristgerechte Rechnungsstellung besorgt. Für die Sitzungsorganisation sind die Sekretariatsmitarbeiterinnen mit dem Empfangsteam im Haus der Kantone (HdK) im Kontakt, welche die hausinternen Sitzungszimmer verwalten. Für alle EDV-Fragen können wir uns an den im HdK zuständigen Informatikdienst wenden oder an das IT-Büro, welches die Webseite der SODK aufgebaut hat.

Digitalisierung

In den letzten Jahren hat sich die Sekretariatsarbeit aufgrund der Digitalisierung grundlegend verändert. Die Ablage erfolgt in einem Geschäftsverwaltungssystem, Sitzungen können online mit einem Meeting-Tool wie Zoom oder Teams stattfinden. Zudem ist die Webseite der SODK auf den aktuellen Stand gebracht und mit neuen Datenbanken und passwortgeschützten Webseiten ausgestattet worden. Medienmitteilungen und wichtige Dokumente werden dort zeitnah publiziert und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Die Einführung des Geschäftsverwaltungssystems OneGovGEVER hilft uns, die Ablage und Archivierung unserer Dokumente und die internen Abläufe zu optimieren.